Immagini e Tabelle
Meeting e Congressi
Organizziamo Meeting e Congressi
Ci occupiamo di tutti gli aspetti che caratterizzano l’organizzazione di Meeting, Conferenze e Convegni: dall’analisi degli obiettivi alla gestione del follow up.
Operiamo in stretta collaborazione con il Promotore in ogni fase del progetto coniugando le sue esigenze con quelle degli sponsor e dei partecipanti.
Scopri tutti i nostri servizi per Meeting e Congressi:
- Elaborazione studio di fattibilità
- Collaborazione per l’impostazione generale dell’evento
- Analisi degli obiettivi di comunicazione
- Analisi delle possibili sedi dell’evento
- Consulenza legale e fiscale
- Impostazione giuridico – amministrativa della tipologia dell’evento
- Stesura e gestione del budget di previsione
- Elaborazione del piano strategico e del piano operativo
- Tempistica, programmazione delle fasi esecutive
- Pianificazione, sviluppo e realizzazione delle strategia di marketing e promozione
- Attivazione pagina web gratuita sul sito www.idelsongnocchi.it, apertura di un indirizzo di posta elettronica dedicato all’evento
- Reperimento ed elaborazione mailing list per campagne direct mailing e newsletter
- Studio ed elaborazione della linea grafica e dell’immagine coordinata dell’evento
- Presentazione e promozione dell’evento ai potenziali partecipanti, gli sponsor o altri soggetti interessati
- Creazione e gestione del sito web dell’evento
- Pianificazione e gestione di campagne di marketing web 2.0
- Redazione e la gestione del bilancio dell’evento, implementazione e controllo, monitoraggio andamento dei costi e delle entrate, bilancio consuntivo
- Gestione dei conti bancari e del flusso di cassa
- Adempimenti amministrativi, contabilità, adempimenti IVA e fiscali
- Fatturazione. Emissione e ricezione fatture (iscrizioni, sponsor, fornitori)
- Gestione pagamenti fornitori
- Ricerca potenziali Sponsors e Patrocinatori
- Individuazione e sviluppo delle opportunità di sponsorizzazione e delle linee guida
- Contrattualistica e definizione degli accordi commerciali ed amministrativi
- Vendita e commercializzazione delle opportunità di sponsorizzazione a potenziali sponsor
- Gestione e coordinamento servizi per gli sponsor
- Fatturazione
- Progettazione e gestione del sito di registrazione online dedicato
- Registrazione online con sistemi di pagamento sicuro
- Gestione finanziaria delle quote di registrazione
- Segreteria, accreditamento, accoglienza, reception desk e registrazione in sede dell’evento
- Organizzazione, gestione e coordinamento di tutti gli aspetti logistici
- Selezione, negoziazione, contrattualistica e coordinamento fornitori e personale esterno (Catering, ristorazione, hostess, interpreti, servizi tecnici audiovisivi, servizi informatici, allestimenti sede, addobbi, guide turistiche, etc.)
- Gestione e coordinamento operativo in sede dell’evento
- Ideazione e creazione immagine coordinata dell’evento
- Progettazione e produzione di tutti gli stampati, le documentazioni e i materiali per il Congresso (programmi, inviti, materiale informativo, badge, segnaletica, cartellonistica, borse, ecc..)
- Indicizzazione e promozione degli Atti nei principali database internazionali
- Gestione dei contatti e coordinamento di Relatori, Moderatori, discussion leaders, VIP e Ospiti
- Gestione esigenze logistiche (viaggi, ospitalità etc.), contrattualistica ed eventuali compensi
- Servizi di accoglienza, accreditamento e assistenza in sede dell’evento
- Ampio parcheggio presso la nostra sede
- Scelta, negoziazione, prenotazione e gestione allottment alberghieri
- Definizione dei contratti e degli aspetti amministrativi
- Gestione prenotazioni ferroviarie e aeree